Büro Automation
Büro-Arbeit im Schweizer KMU geht auch einfacher
Die Verwendung von Online-Formularen, das Versenden von Termin-Einladungen aus Ihrem Kalender und das Nutzen eines Datenspeicherplatzes wie Dropbox & Co. bedeuten nur, dass Sie viel Papier entsorgen konnten.
Nicht aber dass Ihre Büroarbeit einfacher und effizienter wurde. Denn statt Papier bewegen Sie nun händisch Dateien umher. Der Aufwand bleibt nur das Medium hat sich verändert.
Büroautomation ermöglicht es Ihnen Daten und Informationen ohne menschliche Einwirkung höchst präzise von einem System in ein anderes zu überttragen.
Wenn Sie zum Beispiel eine Rechnung im Rechnungsprogramm schreiben und abspeichern, werden die Kundendaten aus der Rechnung in das Kundenverwaltungsprogramm (CRM) übernommen und der offene Rechnungsbetrag in das Buchhaltungsprogramm (FIBU).
Oder wenn ein Kunde in Ihrem Online-Shop etwas bestellt, werden die Kundendaten mit dem Kundenverwaltungsprogramm abgeglichen, ggf. ein neuer Kunde angelegt und im Auftragsverwaltungsprogramm ein neuer, noch unbearbeiteter Kundenauftrag angelegt.
Oder wenn sich jemand auf Ihrer Webseite mit dem über das Kontaktformular bei Ihnen meldet, werden diese Kontaktinformationen als Interessent (Lead) im Kundenverwaltungsprogramm (CRM) gespeichert, womit später der Kunde verwaltet oder Marketingmassnahmen wie Newsletter etc. generiert werden können.
Die geschieht alles ohne Ihr Zutun voll automatisiert – Sie benötigen nur die passende Software, die passende Technik und beide Komponenten müssen korrekt eingestellt sein.
Solche Büroautomatisierungssysteme helfen Ihrem Schweizer KMU Daten zu sammeln, zu verwalten und zu analysieren um einfache alltäglich wiederkehrende Arbeiten zu erleichtern.
Büroautomationssysteme bieten Schweizer KMU eine grosse Palette an Vorteilen.
Sie reduzieren den händischen Aufwand und speichern grosse Mengen an Informationen auf kleinstem Raum.
Sie rationalisieren die alltäglichen Aufgaben und beschleunigen das Suchen und Finden von Informationen.
Büroautomationssysteme verbessern die ungetrübte Sicht auf Prozesse und unternehmerisch entscheidende Kennzahlen.
Die grössten Vorteile der Automatisierung von Büroprozessen sind:
- Reduktion alltäglich wiederkehrender, einfacher, händischer Aufgaben;
- Reduktion von Arbeitsfehlern;
- Reduktion der Bearbeitungszeit;
- Einblicke in Prozessleistungs-Kennzahlen;
- Grössere Prozess-Transparenz;
- Identifizierung von potenziellen Engpässen;
- Bessere Unternehmensentscheidungen auf Basis solider Daten treffen;
- Höhere Effizienz der Arbeitsabläufe.
1. Einfache Arbeitsabläufe
Einfache und intuitive Erstellung von Aufgaben-Abfolgen zur Gestaltung eines ganzen Prozesses innerhalb weniger als 15 Minuten.
2. Mobilität
Ihr Büro und somit alle darin eingesetzten Werkzeuge müssen immer mobil verwendbar sein. Sowohl auf dem Smartphone Ihres Mitarbeiters auf dem Flug nach China wie aber auch bei Ihnen zuhause im Büro. Und das sowohl mit wie auch ohne Internetverbindung.
3. Interoperabilität
Alle Ihre Programme und Tools müssen nahtlos und automatisch miteinander Daten austauschen können, ohne dass Sie manuell Daten und Informationen importieren, exportieren, hochladen, herunterladen etc. müssen.
4. Auswertung
Ihre Tools und Programme müssen transparent und verständlich auswerten können was Ihnen die Büroautomation für Ergebnisse liefert. Diese Daten sind für ein Schweizer KMU absolut überlebensnotwendig um die richtigen unternehmerischen Entscheidungen treffen zu können.
5. Zentralität
Alle Aufgaben und Prozesse sollten wenn immer möglich mit nur einer einzigen Automationslösunge abbildbar sein. Keine Insellösungen aus mehreren Programmen, Tools und Systemen.
6. Zugriffskontrolle
Ein gutes Büro-Automationssystem oder ein gutes Business-Ökosystem ermöglicht Ihnen für jeden Anwender über Rollen und Rechte genau festzulegen was der Anwender tun darf und auf welche Informationen er in Ihrem Schweizer KMU Zugriff erhält.
Speicherplatz sparen!
Sie benötigen weniger Speicherplatz für Ihre Daten.
Immer und überall!
Ihre Daten sind immer und überall für Sie verfügbar – auch ohne Internet.
Schneller gefunden!
Daten werden optimiert gespeichert und sind schneller verfügbar.
Nur das Notwendige!
Jeder erhält nur Zugriff auf die Daten welche zum Arbeiten benötigt werden.
Tschüss Papierkram!
Eliminiert die Notwendigkeit den Papierkram zu archivieren.
Zusammen arbeiten!
Es können mehrere Personen gleichzeitig am gleichen Job arbeiten.
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