Seit dem 1. Januar 2018 ist der elektronische Beleg, der gescannte Papierbeleg und der Papierbeleg in der Schweiz gesetzlich gleichgestellt.
Die neuen gesetzlichen Grundlagen
Per 1. Januar 2018 ist die neue Mehrwertsteuerverordnung in Kraft getreten. Diese bestimmt in Artikel 122, dass für die Übermittlung und Aufbewahrung papierloser Belege nur noch die Artikel 957-958f des Obligationenrechts und die Geschäftsbücherverordnung gelten. Die ElDI-V mit ihren hohen Anforderungen wurde per 1. Januar 2018 aufgehoben.
Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit
Der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit von elektronischen Rechnungen muss auch ohne digitale Signatur weiterhin erbracht werden können. Je eindeutiger ein Beweismittel ist, desto einfacher gelingt der Nachweis einer bestimmten Tatsache.
Nachweis über eine elektronische Signatur
Am einfachsten gelingt dieser Nachweis bei elektronischen Daten auch unter der veränderten Rechtslage, wenn die Dokumente digital signiert sind. Faktisch bleibt klar: Eine digitale Signatur auf einem Buchungsbeleg bietet den besten Schutz vor nicht feststellbaren Veränderungen. Deshalb empfiehlt die ESTV auch nach Abschaffung der ElDI-V weiterhin, eine fortgeschrittene respektive eine qualifizierte Signatur (SuisseID) zu verwenden. Diese ist aber ganz klar nur empfohlen – nicht gesetzlich vorgeschrieben.
Nachweis über einen Beweis
Aufgrund des Grundsatzes der Beweismittelfreiheit gilt: Der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit ist erbracht, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach Artikel 957a OR eingehalten sind. Die Papierrechnung, die gescannte Papierrechnung und die elektronische Rechnung sind gleichgestellt, denn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten für alle Arten von Buchungsbelegen. Eine elektronische Rechnung muss also in erster Linie inhaltlich wahr sein. Der Geschäftsvorfall muss stimmen: Eine Rechnung muss mit dem Leistungsaustausch übereinstimmen.
Elektronische Rechnung: Vorschriften bei der Archivierung
Gemäss GeBüV können die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden. Die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten muss gewährleistet bleiben. Ausserdem müssen die Belege bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist wieder lesbar gemacht werden können.
Konkret bedeutet dies, dass zu jeder Buchung ein Beleg auf Papier oder in elektronischer Form vorliegen muss, um den zugrunde liegenden Sachverhalt nachvollziehen zu können. Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch erfasst sein.
Werden die Belege auf veränderbaren Medien (wie z.B. einer normalen Festplatte) gespeichert, müssen technische Verfahren wie die Integrität der gespeicherten Daten gewährleisten.
KMU DIGITALISIERUNG SCHWEIZ empfiehlt deshalb allen Schweizer KMU die Belege digital im Dateiformat PDF/A für Archivierung einzuscannen bzw. abzuspeichern. Der Zeitpunkt der Speicherung wird so über einen Zeitstempel unverfälschbar nachweisbar sein und die Datei ist vor Veränderung beweiskräftig gesperrt. Sollten die Datei nach erfolgter Erstellung verändert werden, wird dies in den Dateieigenschaften protokolliert und kann bei einer Prüfung nachvollziehbar ausgelesen werden.